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2022-07-22

| 導入個案管理系統優化專業工作環境


撰文:楊淑貞 所長/諮商博士
106-107年開所6年左右,個案量持續增加,加上心理師的個案紀錄隨著個案的增加產生了龐大的紙本檔案,持續增加的檔案造成了管理與保密的壓力,且個案的狀況需要持續的追蹤與關注,也造成個案管理的困難,因此當時就亟思找到一個有效率並且保密的個案管理系統。
 
環顧當時的個案管例系統的套裝系統是在公部門就是學校的系統,完全無法完全滿足諮商所的需求,因為諮商所的管理中還有一個龐大的行政管理需求,就是個案的派案、媒合與專業空間的管理問題,龐大的行政人力需求造成高度的成本與經營的壓力,因此我認為諮商所的經營迫切的需要一套整合性的個案管理系統。
 
107年下半年找到了網軟公司進行討論,網軟公司了解我們的需求之後,花了大約半年的根據我們的需求細心的規劃了一套系統,108年個案管理系統正式導入,大約再花了半年左右的時間,讓所裡的行政櫃台與心理師們適應系統的運用流程,過了一年的導入與調整之後,目前的使用不但讓派案的效率提高,也讓所內的晤談空間管理,以及心理師管理各自的個案的便利性與保密性都大幅的提高,當然對於管理者而言,也可以更快速地看到目前所裡面的服務狀況。
 
導入個案管理系統之後,對於曾經來過電話預約、透過系統預約、或者接受過服務的個案,都可以最快速的找到個案資料,並且提供最即時的資訊與服務,心理師在預約空間的過程不必通過行政櫃台,可以快速的理解空間預約的狀況,曾經服務的個案,也可以在最快的時間內找到個案的資料,以最快速的方式找過去服務的狀況的紀錄,立即提供個案的服務計畫。
 
這些經過多年的實務經營的想法,透過個案系統都變得便利而有效率,不論是行政櫃台與個案管理,以及心理師個人的檔案管理都變得流暢許多,今年網軟公司發現我們思考的系統有參考價值,所以對我們進行採訪,讓我覺得與有榮焉,畢竟要建構一個好的系統工作團隊不容易,經營諮商所除了專業的需求之外,好的支持系統也一定是少不了的,因此深感榮幸接受採訪,也願意把好的工作心得分享給大家,希望透過個案管理系統更加提高專業服務的品質。
 

 

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